فعالیت دفاتر اسناد رسمی و مزایای استفاده از سند رسمی در مقایسه با سند عادی (قسمت نخست)
فعالیت دفاتر اسناد رسمی و مزایای استفاده از سند رسمی در مقایسه با سند عادی (قسمت نخست)
فعالیت دفاتر اسناد رسمی و مزایای استفاده از سند رسمی در مقایسه با سند عادی (قسمت نخست)
سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد. به زبان ساده‌تر، سند، به نوشته‌ای گفته می‌شود که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در دادگاه از آن استفاده می‌کنند. سند به دو نوع رسمی و عادی تقسیم می‌شود. سند رسمی آن است که توسط مأموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط مأموران اداره ثبت‌اسناد و املاک یا توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود. در مقابل سند رسمی، سند عادی قرار دارد که مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار است. از جمله نمونه‌های اسناد عادی می‌توان به اجاره‌نامه‌هایی که در بنگاههای املاک تنظیم می‌شود، اشاره کرد.
در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجیه نیست
اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است. تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد و در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجیه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است.
به‌عنوان مثال اگر آقای «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست و این شخص فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلماً بار اثبات این ادعا نیز با وی خواهد بود.
در این شرایط آقای «ب» اگر نتواند جعلی بودن سند رسمی را اثبات کند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر این‌که ثابت کند که سند به جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را قبلاً پرداخته است.
اصولاً اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به‌صرف انکار کردن، مسؤولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به‌موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسؤولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.
در دو حالت اسناد عادی اعتبار سند رسمی پیدا می‌کند. حالت اول، شخصی که سند عادی علیه او اقامه‌شده است، صدور آن را از جانب خود تأیید کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرارگرفته، از سوی شخص منکر پیش‌تر به امضا و مهر رسیده است.
به فرض مثال وکالت‌نامه‌ای را روی یک کاغذی بنویسید و مراجعه کنید به‌جایی که قرار است با مفاد آن وکالت‌نامه پول دریافت کنید، باید احراز هویت شود که موکل همان کسی بوده که دست خط وی زیر سند ثبت‌شده است در غیر این صورت نمی‌توان با آن اقدام به دریافت مبلغ کرد؛ چرا که از نظر مراجع قضایی و اداری این‌گونه اسناد هیچ مشروعیتی ندارد.
وظیفه اصلی دفترخانه احراز هویت و احراز مالکیت است
وظیفه اصلی دفترخانه احراز هویت و احراز مالکیت است و وقتی این اسناد به‌صورت رسمی احراز می‌شوند دیگر سایر مراجع و ادارات نیازی به بررسی در این خصوص ندارند.
برگه‌ای را که به‌صورت عادی اعم از اجاره یا غیر آن تنظیم می‌شود برای اجرای آن باید به مراجع قضایی مراجعه شود. هزینه زمان و مال صرف شده در این مسیر، خسارت مالی چشم‌گیری را به حکومت، دولت و شخص تحمیل می‌کند.
زمانی که شخص می‌تواند به کار و فعالیت مفید در جامعه بپردازد، به دلیل نداشتن آگاهی از قوانین، به دنبال رسیدگی به مشکلات استفاده از سند عادی در دادسراها و مراجع قضایی وقت تلف می‌کند و در اقتصاد کلان و حسابداری صنعتی، زمانی را که به این شکل می‌گذرد اتلاف وقت، هزینه و منابع تلقی می‌شود و استفاده نکردن از اسناد رسمی و عدم گسترش آن، خسارت زیادی به چرخه کاری درست و اقتصاد کلان کشور وارد می‌کند.
هم‌وطنان ساکن خارج از کشور نیز می‌توانند با مراجعه به سفارت‌خانه‌ها اقدام به ثبت رسمی اسناد کنند.
تاریخچه تنظیم سند برای اجاره
این‌که بسیاری از تعهدنامه‌ها یا اقرارنامه‌ها را چون مراجع نمی‌پذیرند یقیناً کاربرد لازم را نخواهد داشت و عمدتاً اجاره‌نامه‌ها در کشور ما، از 30 سال گذشته به‌صورت عادی نوشته می‌شود، زیرا در سال 59 شورای انقلاب قوانین نسنجیده‌ای را تصویب کرد که عرف اشتباه استفاده از سند عادی و مشروعیت بخشیدن به آن را در پی داشت.
درگذشته سردفتر هنگام تنظیم سند برای اجاره، مفاصه حسابی مطالبه نمی‌کرد و بعد از نوشتن اجاره باید آمار آن را به حوزه مالیاتی محل ارسال می‌کرد. در سال 59 قانونی تصویب شد که سردفتر هم برای نقل‌وانتقال املاک و هم تنظیم سند اجاره، مکلف به گرفتن مفاصا حساب از حوزه مالیاتی محل بود.
بنابراین شخص اگر می‌خواست به حوزه مالیاتی مراجعه کند، حوزه هیچ اطلاعاتی نداشت و باید ابتدا بازدید می‌کرد که این بازدید و صدور مفاصا حساب چندین روز به طول می‌انجامید و خود این موضوع ممکن بود منجر به فسخ قرارداد شود.
یک ماده دیگر در سال 59 و در همان قانون تصویب شد که موجرینی که بیش از 100 هزار تومان اجاره دریافت می‌کنند، یک مالیات مضاعف 15 درصدی به آنها تحمیل شود. این دو عامل موجب شد تا مردم به‌جای اعتماد و استفاده از سند رسمی به سند عادی روی بیاورند.
در اصل الزام دفاتر به گرفتن مفاصا حساب و تحمیل یک هزینه اضافه به موجرین موجب شد که مسؤولینی که تصور می‌کردند به این طریق می‌توانند اجاره را ثابت نگاه دارند تا کسی بالاتر از 100 هزار تومان اجاره ندهد، در این میان عملکرد این اشخاص غیر کارشناس باعث شد مردم نفر دیگری پیداکرده و به نوشتن اسناد عادی روی آورند.
همان‌گونه که در قانون مالک و مستأجر سال 76 می‌بینیم که اگر سند عادی باشد و دو نفر شاهد داشته باشد دادگاه به‌صورت خارج از نوبت به این پرونده‌ها رسیدگی خواهد کرد و بهادادن غلط به سند عادی مشکلات بسیاری را در پی دارد. به‌جای این‌که علت عدم روی آوردن مردم به سند رسمی را ریشه‌یابی کنند به اشتباه چنین امکانی را برای مشروعیت بخشیدن به سند عادی در نظر گرفتند.
سال 85 با تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی و آیین‌نامه اجرایی آن‌که برای تنظیم سند اجاره، نیاز به هیچ مفاصا حسابی نیست و منطقی هم نبود که موجری که ملکش را اجاره دهد باوجودی که هنوز درآمدی کسب نکرده بخواهد مفاصا حساب مالیاتی اخذ نماید.
یعنی به‌جای این‌که ممیزین مالیاتی به تکالیف قانونی خود در اخذ به‌موقع مالیات عمل کنند یک جایزه‌ای هم به آنها داده شد، مبنی بر این‌که اگر شما به وظایف خود عمل نکردید، ما به‌گونه‌ای مردم را موظف به مراجعه به سمت شما می‌کنیم تا مالیات و جرایم را هم‌زمان دریافت کنید.
لازم به ذکر است که در سال 1362 یک قانونی در خصوص عسر و حرج تصویب شد که مالکان نمی‌توانستند منازل اجاره‌ای را تخلیه کنند. به گفته وی این امر موجب شد تا کسی با هدف اجاره دادن ملک خریداری نکند. همین موضوع باعث شد که تعداد املاک اجاره‌ای سیر نزولی پیداکرده و باعث افزایش نرخ اجاره‌بها شود.
در روند ابلاغ این قوانین حوزه‌های مالیاتی باعث افزایش رقم اجاره شدند؛ زیرا حوزه‌های مالیاتی می‌توانستند اجاره‌بها را طبق املاک مشابه تقویم کنند. زمانی که مالک می‌دید رقم بالاتری نسبت به قبل را به‌عنوان مالیات می‌پردازد اجاره‌بهای بیشتری از مستأجران مطالبه می‌کرد. حوزه مالیاتی هم به خاطر دریافت پاداش به‌موجب ماده 217 قانون مالیات مستقیم می‌دانست که اگر مالیات و جریمه بیشتری دریافت کند درصد تشویقی بیشتری را دریافت خواهند کرد. بنابراین، این دور تسلسل باعث شد که مردم از اجاره دادن سرباز زنند و دیگر علاقه‌ای به نوشتن اجاره‌نامه به‌صورت رسمی از خود نشان ندهند.
مشکلات قوانین در خصوص سند رسمی و عادی در سال 85 تا حدود زیادی رفع شد این مطلب که در سال 77 قانون دیگری مبنی بر این‌که ساختمانهایی که زیر 120 مترمربع هستند از صد در صد مالیات مستغلاتی معاف هستند گفت: این مصوبه موجب شد تا به این طریق مردم را تشویق به نوشتن اجاره‌نامه در دفترخانه‌های اسناد رسمی کنند.
این مطلب که کانون سردفتران و دفتر یاران با همکاری قوه قضاییه، سازمان ثبت و رسانه‌ها باید سعی در اعتمادسازی مخاطبان نسبت به انجام قراردادها با سند رسمی کنند و مشکلات قوانین در خصوص سند رسمی و عادی در سال 85 تا حدود زیادی رفع شد و با پیشنهادی که کانون سردفتران و در نهایت سازمان ثبت داد و سپس در هیأت وزیران تصویب شد و به‌صورت لایحه به مجلس رفت تنظیم سند اجاره نیاز به هیچ مفاصا حسابی ندارد و حتی اسناد اجاره‌ای که زیر 3 سال نوشته می‌شوند نیاز به اخذ پاسخ استعلام نیست. بنابراین مراجعه‌کننده هر زمان که اقدام کند می‌توانند برای تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کند.
مشکل اینجاست که مردم نمی‌دانند با توجه به این عقبه 30 ساله موانع برداشته‌شده و با صرف هزینه مالی و زمانی بسیار کمتری نسبت به سند عادی می‌توانند اقدام به ثبت سند رسمی کنند. ادامه دارد. منبع: میزان