تاریخچه محضر و دفتر اسناد رسمی

تاریخچه محضر و دفتر اسناد رسمی

واژه‌ی «دفتر» که بعضی آن را عربی دانسته‌اند (خفاجی در شفاء الغلیل و فیومی در مصباح المنیر به نقل زبیدی در تاج العروس 3/309) و بعضی آن را یونانی و بعضی دیگر فارسی دانسته‌اند (حاشیه‌ی برهان قاطع، چاپ معین 2/70) در اصل به معنای دسته‌ای از کاغذ به هم پیوسته یا صورت ریز محاسبات است.

واژه‌ی مرکب دفتر‌خانه پیش از آن که به معنای مؤسسه‌ای که موضوع این بحث است به کار رود، در عهد صفویه و تا اوایـل دوره‌ی قاجـار، بر آن بخـش از دستـگاه دولـت یا «دیوان» که متـصدی ثبـت دخل و خرج دولت بوده است (= اداره‌ی بودجه؟) اطلاق می‌شده است. در فرمانهایی که برای اعطای اقطاعات و یا مستمری و یا معافیت مالیاتی از طرف پادشاه صادر می‌شده، مکرر به همین معنای مذکور استعمال شده است، مثلاً «… و صاحب جمعان و کتاب «دفترخانه»‌ی مبارک صورت رقم را در دفاتر لازمه ثبت و هر ساله رقم مجدد مطالبه ننمایند.) ص 55 تذکره‌ی محمد‌رضا برنابادی، چاپ فاکسیمیله، مسکو، 1984)»

بیش از پنجاه سال است که کلمات «دفتر» یا «دفتر‌خانه» یا «دفتر‌اسناد رسمی» که گاه به طور اختصار یا اضافه به نام متصدی یا شمار‌ه‌ی اختصاصی آن «دفتر‌x» یا «دفتر‌25» گفته می‌شود، مؤسسه‌ای وابسته به دولت است که رسماً تنظیم و ثبت اسناد معاملات و قرار‌دادها اعم از عقود و ایقاعات در آن انجام می‌شود.

گرچه اطلاق و انصراف کلی این کلمه «دفتر اسناد رسمی» بیش‌تر به دفتر‌خانه‌ای است که اسناد معاملات املاک منقول و غیرمنقول و معاملات و وصیت‌نامه و وکالت‌نامه و هر قرار‌داد رسمی دیگری که مفاد آن سند مخالفتی با قوانین موضوعه‌ی شرعی و عرفی نداشته ‌باشد در آن ثبت و تسجیل می‌شود، چون اسناد ازدواج و طلاقی که در دفتر‌خانه‌ها‌ی که صلاحیت متصدیان آنها فقط ثبت وقایع ازدواج و طلاق است نیز اسنادی رسمی به شمار می‌رود، به آن دفتر‌خانه‌ها نیز دفتر‌خانه یا دفتر ‌اسناد رسمی گفته می‌شود. غالباً در محاورات و مکاتبات غیررسمی و گاه در مکاتبات رسمی، از دفتر اسناد رسمی (اسناد معاملات و ازدواج و طلاق) به «محضر» تعبیر می‌شود و این از آن جهت است که از قدیم‌الایام تمام وظایفی را که اکنون دفاتر اسناد رسمی به عهده دارند، در جزو وظایف و صلاحیتهای کلی «محاضر شرع» بوده است، زیرا تا پیش از تأسیس «عدلیه جدید» که در اواخر دوران قاجار بود، رسیدگی به کلیه دعاوی و مرافعات و تنظیم و تسجیل اسناد عقود و ایقاعات و معاهدات در اختیار فقها و علمای دینی بوده است و هر یک از این فقها که یا از طرف پادشاه منصوب می‌شده یا به مناسبات حسن شهرت بلامعارضی که در علم و تقوا و هوشمندی می‌داشته خود به خود مرجع قضایا و حل ‌و فصل دعاوی قرار می‌گرفته است، «صاحب‌ محضر» خوانده می‌شد و محل و یا جلسات رسیدگی را که در حضور او تشکل می‌شده «محضر» می‌نامیدند و حتی در دوران اولیه‌ی «دوران مشروطیت» نیز بر این محاکم، «محضر» اطلاق شده است و همین لفظ در قانون مصوب 27 اسد (مرداد) 1301، به رسیدگی به شکایات از احکام صادره‌ی از «محاضر» شرع به کار رفته است.

 دفتر‌ ثبت اسناد

در دوران مشروطیت و اجرای قانون اساسی و به رعایت اصل تفکیک قوای سه‌گانه، دولت، عدلیه جدید را تشکیل داد و در دنباله‌ی آن «قانون ثبت اسناد و املاک» را در21 /1/1302 به تصویب رسانید که ماده اول آن چنین است:

«دوائر ثبت اسناد و املاک برای دو مقصود تشکل می‌شود: اول، ثبت املاک تا این که مالکیت مالکین و حقوق ذوی‌الحقوق نسبت به آنها رسماً تعیین و محفوظ گردد، دوم، ثبت اسناد برای این که رسماً دارای اعتبار شود.»

به موجب این قانون و ماده‌ی 46 قانون بعدی ثبت اسناد و املاک مصوب26 /12/1310، ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات عین و منفعت و حقوق راجعه به املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده‌است و وقف آن املاک به عهده‌ی «مباشر ثبت‌ اسناد» گذارده شد و صلاحیت و حدود وظایف مباشرین ثبت اسناد نیز به موجب مواد 5، 7 و 8 آن قانون تعیین شد. پس از تصویب آن قانون که دیگر اسناد تنظیم و تسجیل شده از طرف محاضر شرع در مورد املاک ثبت ‌شده رسمیت نداشت، محاضر مزبور تا اجرای قانون مصوب اسفند‌ماه 1310 اسناد راجع به املاک ثبت نشده ودیگر اسناد از قبیل (معاهدات / وصایا/ وکالت / اقرارات) و علمای مذهبی عموما اسناد ازدواج و طلاق را تنظیم و تسجیل می کردند.

ولی پس از اجرای قانون مذکور و صراحت ماده‌ی 47 آن که: «در نقاطی که» دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت کلیه‌ی عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیر‌منقولی که در دفتر املاک ثبت نشده و صلح‌نامه و هبه‌نامه و شرکت نامه نیز اجباراً می‌بایست در دفتر اسناد رسمی صورت گیرد و چون برابر ماده‌ی 48 آن قانون: «سندی که مطابق مقررات فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد» رسماً و عملاً اسنادی که پس از اجرای آن قانون در غیر‌ از دفاتر رسمی به ثبت می‌رسید، از درجه اعتبار ساقط بود، لذا از آن پس دیگر محاضر شرع یا دیگر مراجع غیر‌دولتی برای ثبت اسناد موضوعیت و اعتبار نداشت.

آنچه که در قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1302 «دفتر ‌ثبت اسناد» و آن که در آن قانون «مباشرت ثبت سند» نامیده شده بود در قانون مصوب 1310 به «دفاتر اسناد رسمی» و «مسؤول دفاتر» یا «صاحب‌دفتر» نامیده شد (مواد 49 / 50 / 52 الی 55 / 57 / 60 / 61 و 81 / 82) قانون 1310 و ابواب سوم تا پنجم قانون 1302.

برای تنظیم و ثبت اسناد به نحو صحیح و منطبق با موازین و در نتیجه نفوذ و ارزش قانونی اسناد در قانون 1302 نظامات و مقررات خاصی معین شده که در مواد 67 تا 116 آن مذکور است و عموماً در جهت تحکم اعتبار اسناد و بستن راههایی است که به ارزش و اعتبار سند لطمه می‌زند و برای «مباشرین ثبت اسناد» ی که رعایت آن مقررات را نکنند، مسؤولیتهای مدنی و مجازاتهای کیفری قائل شده وحتی قضاتی را که «از قبول رسمیت و اعتبار اسناد ثبت شده استنکاف نمایند» نیز به مجازات اداری و مسؤولیت مدنی جهت «جبران خسارت متضرر» تهدید کرده است. (مواد 105/100/12/91)

از جمله نوآوریهای مصلحانه و مواد قابل توجه قانون 1302، ماده‌ی 74 آن است که مقرر می‌دارد: «کلیه‌ی نوشته‌جاتی که برای ثبت به اداره‌ی ثبت اسناد و املاک ارائه می‌شود، باید به زبان فارسی باشد.» این مطلب از آن جهت به صورت «قانون» در آمده است که پیش از آن بسیاری از اسناد و معاملات و انتقالات املاک و کلیه‌ی اسناد ازدواج و طلاق به زبان عربی تحریر و تنظیم و تسجیل می‌شد.

در فاصله‌ی اجرای قانون 1302 و اجرای قانون 1310 شمسی، دفاتر ثبت اسناد در محل اداره‌ی ثبت اسناد و املاک جای داشت و مباشرین ثبت کارمندان رسمی دولت بودند و تشخیص صلاحیت علمی و عملی و اخلاقی آنان به عهده‌ی رئیس ثبت بود و او «مأمورین متخصص این کار» (ماده‌ی پنج قانون 1302) را به ثبت اسناد می‌گماشت و این «مأمورین متخصص» نیز غالبا منشیها (= محررین) و اعضای اداری محاکم و محاضر سابق شرع بودند که یا به تشویق دولتیان و یا به مناسبت آن که وضع ممرمعاش خود را در محاضر شرع مختلّ می‌دیدند، به خدمت ثبت اسناد درآمده بودند، ولی البته هیچ یک از حکام و صاحبان محاضر شرع هنوز راضی به همکاری با دولت نشده و نه تنها به استخدام دولت در نیامده بودند که نزدیکان و محرران کارآزموده خود را نیز از همکاری با «دولت» بازداشته بودند.

لزوم تنظیم و ثبت اسناد منحصراً در اداره ثبت به جهاتی که بعضی از آن ذیلاً ذکر می‌شود موجبات زحمت مردم و دولت را فراهم کرده بود زیرا:

1- در هیچ شهری بیش از یک اداره ثبت اسناد وجود نداشت و بنابراین در هیچ شهری بیش از یک مرجع رسمی برای ثبت اسناد در دسترس مردم نبود مضاف بر‌ آن که در بسیاری از شهرهای کوچک و قراء و قصابات بزرگ اساساً ثبت اسناد تأسیس نشده بود.

2- بعد مسافات ونبودن وسایل حمل و نقل سریع گاه موجب می‌شد برای تنظیم و ثبت سندی مدت نسبتا زیادی وقت صرف شود.

3- نبودن «مأمورین متخصص» یا «مباشرین ثبت» به حد کافی در اداره‌ی ثبت اسناد موجب شده بود که انجام درخواست مراجعین طول بکشد و امور مراجعین ثبت اسناد معوق بماند.

4- در نفوس مردم ایران سوءظن نسبت به «دولت» و به ویژه نسبت به ادارات و دستگاههای جدیدالتأسیس و بالاخص در آن دوران تجدد اجتماعی شدیداً متمکن بود و عادتاً مردم برای انجام امور خود به میل و رغبت به «ادارات» مراجعه نمی کردند، خاصه آن که بیش‌تر کسانی که نیازمند تنظیم سند و به اصطلاح «اصحاب معامله» بودند به پیروی از سنت قدیمی که: «استر ذهبک و ذهابک و مذهبک» نمی‌خواستند «دولت» در جریان داد و ستدها و میزان مالکیت و ثروت آنان قرار گیرد.

5- گسترش حوزه‌های شهری عموماً و پایتخت خصوصاً و عمران و آبادی حومه‌ی شهرها و ایجاد ساختمان در آن به منظور سکونت جمعیت در حال رشد که سکونت در آن واحدهای ساختمانی می‌بایست از طریق خرید و یا رهن و اجاره و بالنتیجه «تنظیم سند رسمی» صورت گیرد.

6- نارضایتی و «اعتراض خاموشی» که از ناحیه‌ی علمای دینی مورد اعتماد جامعه نسبت به صلاحیت علمی و شرعی «مباشرین ثبت و مأمورین متخصص» ابراز و یا احساس می‌شد و به ویژه آن که با ایجاد «اداره ثبت اسناد» دولت به صورتی رسمی در مقام تحقیر روحانیان و سلب اعتماد مردم از بعضی از آنان و بی‌اعتبار جلوه‌دادن اسناد تسجیل شده از طرف آنان برآمده و به علاوه ممر عایدی معتنابهی را که از طریق تنظیم و تسجیل اسناد به برخی از صاحبان محاضر متنفذ و سرشناس عاید می‌شد، مسدود کرده بود، در آن زمان (فاصله‌ی 1302 تا 1311) هنوز دولت نوپای پهلوی فی‌الجمله نیازمند نظر مساعد روحانیت، به خود بود و بنابراین می‌بایست، به نحوی از آنان دل‌جـویی و استمالتی می کرد.

7- برحسب عادت و سنت قدیمی، ایرانیان ترجیح می‌دادند (و هنوز هم ترجیح می‌دهند) که اسناد و معاهدات و معاملات آنان توسط مرجعی دینی و مقامی روحانی تنظیم و تسجیل شود و به علاوه کلیه‌ی آداب شرعی در معاملات و نقل و انتقالات و از جمله اجرای صیغه‌ی عقود لازمه ایجاباً و قبولاً در مجلس معامله و هنگام تنظیم سند، بی کم و کاست رعایت شود، در حالی که آن مراسم و آداب در اداره‌ی ثبت اسناد و توسط مباشرین ثبت‌ به نحوی سرسری و تسامح‌آمیز اجرا می‌شد و یا اصلاً بدان توجهی نمی‌شد و در نتیجه بسیاری از مراجعین از طرز کار اداره ثبت اسناد در قسمت اسناد «خوش‌دل» نبودند.

8- از این رو دولت با توجه به این که در غالب ممالک عالم مسأله‌ی تنظیم اسناد، توسط کارشناسان حرفه‌ای که در خدمت دولت نیستند، ولی دولت بر کار آنها نظارت کامل دارد، صورت می یابد و خصوصاً با الهام از قوانین مربوط به کار سردفتری در فرانسه و بلژیک (Notariat=) و همچنان که پیش از آن قوانین حقوقی دیگری را نیز براساس قوانین فرانسه و بلژیک تدوین کرده بود، بر آن شد که حرفه‌ی ثبت و تنظیم اسناد را به افراد صاحب صلاحیتی که در عین حال که کارمند دولت نیستند، اما تحت نظارت دولت درخواهند آمد، واگذار کند، بنابراین چنان صلاح دید که دوباره «محاضر» را تحت عنوان «دفتر‌ رسمی» ولی به صورتی منظم و مبتنی بر قوانین و مقرراتی که خود وضع و اجرا می کند، رسمیت دهد.

بدین منظور قانون سال 1310 را به تصویب رسانید و در آن مقرر گشت که: در نقاطی که وزارت عدلیه مقتضی بداند برای تنظیم اسناد رسمی، دفتر رسمی به عده‌ی کافی معین خواهد کرد، هر دفتر اسناد رسمی مرکب است از «یک نفر «صاحب دفتر» و لااقل نفر نمایند‌ه‌ی اداره‌ی ثبت‌اسناد» (ماده 82). رسمیت دادن دفتر را به: «تعهد رسمی صاحب دفتر به تبعیت از قوانین و نظامات وزارت عدلیه» موکول نمود (ماده 83) و «حوزه‌ی صلاحیت هر یک از دفاتر رسمی را نیز دولت معین می کرد» (ماده ‌84). برای رعایت احترام «مجتهدین جامع الشرایط» دفاتری را که آنان تصدی کنند از حضور «نماینده‌ی اداره‌ی ثبت» بی‌نیاز ساخت و لذا در ماده‌ی 85 چنین مقرر داشت که: «هرگاه دفتر اسناد رسمی که باید با رعایت ماده‌ی 82 معین شود در «محضر» یکی از مجتهدین جامع‌الشرایط باشد، حضور «نماینده» به شرط اجازه‌ی وزارت عدلیه لازم نخواهد بود.» و بنابراین بسیاری از «مجتهدین جامع‌ الشرایط» که با تصویب قانون پیشین از تنظیم و تسجیل اسناد محروم شده بودند، دوباره به نام «صاحب دفتر» موضوعیت یافتند و به کار سابق خود مشغول شدند، گو این که همه‌ی آنان با قبول تصدی دفتر به حیثیت روحانی خود لطمه‌ی جبران ناپذیری وارد آوردند، دیگر در جزو «علمای روحانی» محسوب نگشتند، حتی یکی از آنان که به راستی مردی عالم و پرهیز‌گار به شمار می‌رفت و مجتهدی جامع‌الشرایط بود و مقام علمی او بدان پایه بود که سالیان دراز در هیئت متشخص «شورای عالی فرهنگ» به عنوان «عضو مجتهد» عضویت داشت نیز نتوانست موقعیت روحانی خود را در جامعه و یا نزد روحانیون حفظ کند.

برابر این قانون برای هر دفتر یا محضر، شماره‌ای معین شد و صاحبان محاضر با تبعیت و رعایت قوانین و نظامات مصوبه اسناد مراجعین را ثبت و تسجیل می کردند. احمد مهدوی دامغانی