رئیس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی از پایان فاز آزمایشی و رونمایی از سامانه پاسخگویی این دانشگاه شامل سایت پاسخگویی، دفتر پاسخگویی حضوری، مجموعه تلفن گویا، سامانه پاسخگویی پیامکی به منظور تکریم ارباب رجوع و افزایش رضایت‌مندی ذینفعان در سازمان مرکزی این دانشگاه خبر داد.

محمد مصطفی دعاگویی، با اعلام خبر فوق افزود:

با توجه به تأکید ویژه رییس دانشگاه آزاد اسلامی مبنی بر تکریم ارباب رجوع و ذینفعان این نهاد شامل اعضای هیات علمی، کارکنان، فارغ‌التحصیلان، دانشجویان و خانواده آنان، بخشنامه تکریم ارباب رجوع در بدو حضور دکتر میرزاده در دانشگاه صادر و این امر مکرراً به معاونان، مدیران و مسئولین واحدهای دانشگاهی تأکید شد.
وی افزود: در همین راستا و به دنبال شناسایی خلاء عمده‌ای به عنوان فقدان وجود سیستم پویا، فعال و ساده برای پاسخگویی به ذینفعان، راه‌اندازی و بهره‌برداری از سامانه پاسخگویی دانشگاه در دستور کار مرکز حوزه ریاست قرار گرفت و با تصویب هیات رئیسه دانشگاه اداره پاسخگویی با مأموریت یادشده زیر نظر اداره کل اجرایی مرکز حوزه ریاست راه‌اندازی شد.


رئیس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی با بیان اینکه سامانه پاسخگویی به منظور کاهش مراجعات به سازمان مرکزی و افزایش رضایتمندی ذی‌نفعان راه‌اندازی شده است، گفت:

سعی و تلاش مجموعه همکاران ما در سازمان مرکزی معطوف به ارائه خدمات وسیع و غیرحضوری به مخاطبان است به‌طوری که تا حد توان با ارائه خدمات مورد نیاز به متقاضیان بتوان مراجعه حضوری به سازمان مرکزی را به‌طور چشمگیری کاهش داد.
 دعاگویی با بیان اینکه اقدامات اولیه برای راه‌اندازی این اداره و تهیه و تدوین سازوکارهای اجرایی آن از مهرماه سال گذشته آغاز شد، خاطرنشان کرد: لازمه ارائه خدمات مطلوب و کارآمد، هماهنگی و همکاری همه‌جانبه معاونتها و بخشهای مختلف سازمان بود که در این راستا جلسات متعدد با حضور مدیران و کارشناسان ادارات کل دانشگاه من‌جمله امور آموزشی، امور هیات علمی، امور دانشجویی، منابع انسانی و… که بیشترین مراجعه‌کننده و متقاضی را دارند تشکیل و به‌طور جدی موضوع پاسخگویی شفاف و به‌روز و کارآمد در دستور کار قرار گرفت.
 وی افزود:

همزمان، شناسایی ابزارها و تجهیزات نوین و زیرساختهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری توأم با جذب نیروی انسانی آشنا به حوزه‌های مختلف پیگیری و تدارک شد.
راه‌اندازی تلفن گویا و سایت پاسخگویی دانشگاه آزاد اسلامی
رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی همچنین از راه‌اندازی سامانه پاسخگویی سازمان مرکزی به عنوان اولین گام این حوزه خبر داد و گفت:

از اولین اقدامات در این حوزه علاوه بر ایجاد دفتر پاسخگویی حضوری در سازمان مرکزی، ایجاد سامانه تلفن گویا با امکانات وسیع و کاربردی بود که با بررسیهای دقیق نسبت به نیازهای مجموعه، راه‌اندازی این سامانه در ابتدا بر روی شماره تلفن 4748 و متعاقباً سایر خطوط اصلی سازمان مرکزی پیگیری و با تهیه ملزومات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و تدوین سناریوی مربوطه به مرحله اجرا درآمد.
دعاگویی تصریح کرد: به همین منظور و در قدمی دیگر طراحی و راه‌اندازی “سایت پاسخگویی” جهت اخذ آخرین وضعیت مکاتبات به نشانی http://pasokhgoo.iau.ir/ و همچنین راه‌اندازی “سامانه پیامکی” جهت ارائه کد رهگیری و مشخصات نامه و تقاضا در دستور کار قرار گرفت که با همکاری اداره کل فناوری اطلاعات این امر به نتیجه رسید که در آینده نزدیک با ارائه امکانات مورد نیاز و رونمایی از اپلیکیشن ویژه تلفن همراه توسعه خواهد یافت.
رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی با اشاره به امکانات سامانه پاسخگویی این دانشگاه، گفت: امکاناتی که در سامانه تلفن گویا در اختیار متقاضیان قرار خواهد گرفت شامل ارائه اطلاعات و شماره تماس و آدرس معاونتها، ادارات و بخشهای مختلف سازمان مرکزی و همچنین واحدهای دانشگاهی استان تهران به صورت گویا و ارائه نقطه نظرات، پیشنهاد‌ها و انتقادات در قالب صندوق صوتی است که با دارا بودن کد رهگیری قابل‌پیگیری است، همچنین پاسخ به سؤالات متداول ادارات کل سازمان مرکزی (FAQ) به صورت گویا و معرفی خدمات دانشگاه آزاد اسلامی نظیر آزمایشگاههای همکار دانشگاه آزاد اسلامی (ساها) که شامل اطلاعات مربوطه، اسامی واحدهای ارائه دهنده خدمات آزمایشگاهی، دریافت شکایات و پاسخ به سؤالات پرکاربرد و متداول است، از دیگر قابلیتها است.


وی با بیان اینکه پاسخ سؤالات متداول و مهم در سیستم تلفن گویای دانشگاه در دسترس قرار گرفته است، گفت: از آنجایی که بیشترین تماس و مراجعه متقاضیان، عموماً جهت دریافت اطلاعات پرتکرار است، در بخش پاسخ به سؤالات متداول سعی شده مهمترین و بیشترین سوالاتی که در مورد درخواست مخاطبان و مراجعین از ادارات کل و بخشهای سازمان مرکزی است، استخراج و به صورت گویا در اختیار تماس‌گیرندگان قرار گیرد که خدمتی در جهت تسریع امور و کاهش مراجعات حضوری است.
رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی مهمترین بخش سامانه گویا را پیگیری درخواست و نامه‌های متقاضیان دانست و افزود: پیگیری درخواست و نامه‌های متقاضیان به صورت شبانه‌روزی از مهمترین بخشهای این سامانه است. به این ترتیب که متقاضیان می‌توانند با ارائه کد رهگیری ارائه شده توسط اتوماسیون اداری و همچنین شماره پرونده ارائه شده در سامانه نقل‌وانتقال دانشجویی، بدون محدودیت زمانی و در تمامی ایام هفته و به صورت 24 ساعته از وضعیت درخواست خود مطلع شوند.
امکان پیگیری درخواست نقل‌وانتقالات دانشجویی به صورت گویا
دعاگویی با بیان اینکه امسال با همکاری معاونت فرهنگی دانشجویی و برای اولین بار با شروع زمان ثبت درخواست نقل‌وانتقال دانشجویی، پیگیری درخواست متقاضیان به صورت گویا انجام می‌شود، گفت:

متقاضیان نقل‌وانتقالات دانشجویی می‌توانند به صورت شبانه‌روزی و با ارائه شماره پرونده متقاضی که در زمان ثبت درخواست در سامانه مذکور به ایشان اعلام شده از آخرین وضعیت درخواست خود به صورت گویا اطلاع یابند.
وی افزود: با ارائه خدمت فوق که در حال حاضر بر روی سامانه تلفنی به شماره 4748 راه‌اندازی شده و در آینده نزدیک نیز بر روی خط 4735 راه‌اندازی خواهد شد، دیگر نیازی به مراجعه حضوری به سازمان مرکزی نیست و متقاضیان می‌توانند به صورت شبانه‌روزی از خدمات سامانه مذکور بهره‌مند شده و از آخرین وضعیت درخواست خود اطلاع یابند.
تکریم ارباب رجوع در واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی به‌طور جدی پیگیری خواهد شد
مشاور ریاست دانشگاه آزاد اسلامی با تشکر از همکاران اداره کل اجرایی و نیز سایر حوزه‌های همکار در این طرح، به تکریم ارباب رجوع در کلیه واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی تأکید کرد و افزود: به امید خداوند متعال در قدم بعدی و پس از بهره‌برداری کامل خدمات قابل ارائه جهت امور پاسخگویی در سازمان مرکزی، واحدهای دانشگاهی نیز با الگوی مصوب و ابلاغی، در امور پاسخگویی به دانشجویان، اساتید و مراجعین به واحدهای دانشگاهی اهتمام ورزیده و موضوع استقرار نظام تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی به‌طور جدی پیگیری خواهد 
شد.


دعاگویی در پایان به بخشنامه ابلاغی تکریم ارباب رجوع توسط دکتر میرزاده، اشاره کرد و گفت: ضمن تشکر از زحمات تمامی کارکنان خدوم دانشگاه آزاد اسلامی، انتظار داریم با توجه به پیام اخیر ریاست دانشگاه آزاد اسلامی که به استناد حدیث منقول از امام حسین (ع) که ارائه خدمت و برآورده کردن نیازهای دیگران نعمت و لطف خداوند متعال است، با رویی گشاده و سعه‌صدر در چارچوب قوانین و مقررات مصوب دانشگاه در امور پاسخگویی به خانواده بزرگ و همدل دانشگاه آزاد اسلامی موفق به تأییدات پروردگار باشیم.


منبع: ایسنا