ارکان سند و مقررات شکلی تنظیم سند
ارکان سند و مقررات شکلی تنظیم سند
ارکان سند و مقررات شکلی تنظیم سند
امیرحسین کاتوزیان
از آنجایی که مبحث، حقوق ثبت‌اسناد است پس مراد از سند در تیتر مقاله باید سند رسمی باشد و اولین نکته‌ای که در بیان سند رسمی به ذهن هر کس که مختصر آشنایی با علم حقوق دارد متبادر می‌شود، ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی است که سند رسمی را این‌گونه بیان نموده “اسنادی که در اداره ثبت‌اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم‌شده باشند رسمی است.”
در تعریف فوق ارکان تنظیم سند رسمی مشخص‌شده
بنابر نظر دکتر شمس در کتاب ادله اثبات دعوا ارکان سند به شرح ذیل است:
۱- تنظیم سند توسط مأمور رسمی ۲- صلاحیت مأمور رسمی ۳- رعایت مقررات قانونی تنظیم سند
اما به نظر این تقسیم‌بندی کامل نیست. اگر این‌طور استناد شود که سایر ارکان در دل مورد سوم یعنی رعایت مقررات تنظیم سند نهفته است پس می‌شود گفت دو مورد اول هم قابلیت این را دارند که در مورد سوم مستتر شوند و در تعریف ارکان سند فقط می‌توانستیم بگوییم: رعایت مقررات، رکن اساسی تنظیم سند است و همه ارکان در همین جمله پوشش می‌یابند.
اما برای جلوگیری از کلی‌گویی بهتر است مورد سوم را در مورد ذکر جزییات بکار ببریم و ارکان سند رسمی را به این‌گونه تعریف کنیم:
مجموعه ایست از مقررات شکلی و ماهوی مربوط به تنظیم سند به‌علاوه محل تنظیم سند و هم‌چنین تنظیم سند توسط مأمورین رسمی با رعایت حدود صلاحیت ایشان.
به نظر می‌رسد تعریف فوق از این جهت کامل‌تر است که در صورت فقط هر کدام از موارد بالا هرچند کم‌اهمیت‌ترین آنها باشد و منجر به ابطال سند نیز نگردد کوچک‌ترین ضرری که متوجه اطراف سند می‌کند این است که سند رسمی به سند عادی تبدیل‌شده و از امتیازات سند رسمی بی‌بهره خواهد گردید. مصرحات مادتین ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ قانون مدنی نیز مؤید همین معنا است حال موارد فوق را یک‌به‌یک بررسی می‌کنیم:
مقررات شکلی تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی
این مورد که در حقیقت تفسیر قسمت دوم مقاله نیز می‌باشد، در درجه اول شامل اوراق مخصوصی است که از طرف سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور تهیه و در اختیار دفاتر رسمی قرار می‌گیرد.
ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب ۱۳۵۴ مقرر می‌دارد کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می‌شود تنظیم شود. پس تنظیم سند رسمی روی اوراق معمولی ممکن نیست. هم‌چنین اوراق مزبور دارای شماره سریال بوده و باید به ترتیب استفاده شود و چنانچه یکی غیرقابل استفاده گردد باید به اداره ثبت‌اسناد عودت داده شود. هم‌چنین اسناد برابر ماده ۲۱ قانون فوق به تعداد متعاملین و یک نسخه اضافی جهت بایگانی تنظیم گردند.
طبق اصل ۱۵ قانون اساسی اسناد باید علاوه بر رعایت موارد فوق به زبان فارسی نوشته شوند.
ماده ۱۷ آیین‌نامه دفاتر رسمی مصوب ۱۳۱۷ مصرح است در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به‌طور وضوح قید گردد و در صورت تغییر نشانی پس از ثبت سند، متعاملین موظف‌اند تغییر نشانی را به دفتر اسناد اطلاع دهند وگرنه در صورت نیاز به ابلاغ، اسناد به همان محلی که در سند ذکرشده فرستاده خواهد شد. هم‌چنین احراز هویت متعاملین بر عهده سردفتر می‌باشد. پس از مراحل فوق سند باید وفق ماده ۱۹ آیین‌نامه دفاتر رسمی به تصدیق و امضای اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوط را امضا نمایند.
ماده ۱۸ آیین‌نامه مصرح است سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضا نمایند مگر آن‌که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد. پس اسناد علاوه بر امضای متعاملین باید حاوی امضای دفتر یار و سردفتر و مهر آنان باشد هم‌چنین دارای تاریخ و شماره و این شماره آخرین شماره ثبت دفتر سردفتر می‌باشد.
گفته شد که سردفتر و نماینده قبل از ثبت در دفتر نباید هیچ سندی را امضا نمایند. ماده ۵۶ قانون ثبت در باب لزوم ثبت تمام مندرجات سند بیان می‌کند:
“اسناد باید حرف‌به‌حرف از اول تا آخر متن و حاشیه و سجل و ظهر ثبت شود”
پس از ثبت در دفتر، متعاملین جهت لزوم تصدیق ثبت با اصل سند عبارت «ثبت با سند برابر است» را نوشته و سپس امضا می‌نمایند و در پایان سردفتر جمله «مسؤول صحت ثبت و احراز هویت متعاملین هستم» را نوشته و امضا می‌نماید و بعد از آن دفتریار جمله «ثبت با سند برابر است» را نوشته و امضا می‌کند و به این ترتیب عملیات شکلی و مادی تنظیم سند به پایان می‌رسد.
رعایت مقررات ماهوی سند
موضوع مفاد اسناد رسمی نیز باید به نحوی باشد که با قوانین موضوعه موافقت داشته باشد. ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی در این‌باره مصرح است “سردفتران و دفتریاران موظف‌اند نسبت به تنظیم و ثبت‌اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آن‌که مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی و یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به متقاضی اعلام نمایند” پس همان‌طور که در تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی گفته شد رعایت مقررات علاوه بر وضعیت ظاهری سند و محتویات، شامل مندرجات سند نیز می‌گردد؛ یعنی رعایت مقررات از جنبه ماهوی سند نیز الزامی است و مثلاً احدی نمی‌تواند نسبت به معاملات ربوی اقدام به تنظیم سند رسمی بنماید.
شایان‌ذکر است رعایت آیین‌نامه‌های لازم‌الاجرا و هم‌راستایی مفاد سند با آن نیز از مواردی است که باید در نظر گرفته شود.
محل تنظیم سند
برابر ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی، دفتر اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت‌اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات تشکیل می‌گردد. پس مگر در مواردی استثنایی مثل معاملات بنگاههای دولتی و یا امور مربوط به زندانیان و یا افراد بیمار که به تشخیص پزشک قادر به حضور در دفترخانه نیستند، تنظیم سند رسمی فقط در محل دفترخانه صورت می‌گیرد. البته وفق تعریف ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی واضح است اسناد رسمی مثل سند مالکیت در ادارات ثبت قابل تنظیم می‌باشند.
مأمورین رسمی
تنظیم توسط مقام رسمی دارای صلاحیت نیز از ارکان تنظیم سند می‌باشد. برابر ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی، اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور و با جلب نظر مشورتی کانون دفتران و به‌موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.
از متن قانون این‌چنین مستفاد می‌گردد که سردفتر مأمور رسمی است و توسط مقام صلاحیت‌دار (وزیر دادگستری) منصوب گردیده. نظریه شماره ۷/۲۳۶۶ مورخ ۱/۹/۷۴ اداره حقوقی قوه قضاییه نیز مقرر می‌دارد منظور از مأمورین رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی کسانی هستند که از طرف مقام صلاحیت‌دار برای تنظیم سند رسمی معین‌شده باشند.
پس سردفتر تمام شرایط ملحوظ در ماده ۱۲۸۷ راجع به مأمورین رسمی را دارا است.
صلاحیت مأمورین رسمی
مشخص است رعایت موارد فوق‌الذکر در تعیین صلاحیت مأمور رسمی نقش اساسی را بازی می‌کند. در مورد سردفتران چنانچه بدون رعایت مفاد قانون منصوب‌شده باشند و یا مراحل نیل به این شغل را نگذرانده باشند بدیهی است که نمی‌توان ایشان را سردفتر دانست یا چنانچه سردفتر پس از بازنشستگی اقدام به تنظیم سند نماید حتی اگر فردای روز بازنشستگی باشد، دارای صلاحیت نیست و یا بهتر است بگویم چنین شخصی فاقد صلاحیت ذاتی برای تنظیم سند رسمی می‌باشد.
هم‌چنین است اگر سردفتری خارج از محل خدمت خود، به‌جز استثنائاتی که در ابتدای مقاله ذکر گردید به تنظیم سند مبادرت ورزد، مثلاً مجوز وی مربوط به ایجاد دفتر اسناد رسمی در رشت باشد اما در تهران مبادرت به تنظیم سند رسمی نماید، در این حالت گفته می‌شود که وی فاقد صلاحیت محلی است و سند صادره از ناحیه وی چنانچه بی‌اعتبار یا باطل نباشد، فاقد امتیازات و اعتبار سند رسمی است و سند عادی محسوب می‌شود (مادتین ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ ق.م) پس انتصاب مأمور برابر مقررات، توسط شخص صلاحیت‌دار و دارا بودن صلاحیت ذاتی و محلی مأمور، از دیگر ارکان تنظیم سند رسمی می‌باشد. منبع: پایگاه اطلاع‌رسانی حقوقی ایران