آن‌چه که باید درباره اسناد دانست
آن‌چه که باید درباره اسناد دانست
آن‌چه که باید درباره اسناد دانست
سید محمد هاشم واعظ
اسناد جمع سند است و سند در لغت به معنای چیزی است که به آن اعتماد کنند یا نوشته و مدرک است. واژه سند در اصطلاح حقوقی به دو معنای خاص و عام به کاررفته است: سند در معنای عام : عبارت است از هر گفته یا اماره یا نوشته مورد اعتمادی که بتواند درستی ادعا را ثابت کند. سند در معنای خاص: همان موضوع نوشته حاضر می‌باشد. (در آیین دادرسی مدنی هر جا از اسناد بحث می‌شود، معمولاً همین معنا موردنظر است)، به‌بیان‌دیگر، عبارت از هر نوشته‌ای است که در مقام دعوا یا دفاع بتوان به آن استناد کرد.
اسناد مهم‌ترین ادله اثبات دعوا هستند که در دستگاه قضایی مورد استناد قرار می‌گیرند.
ارکان سند
رکنهای سند عبارت‌اند از:
نوشته بودن، با این قید همه دلایلی که به شکل مکتوب نباشند از تعریف بیرون می‌روند. قابلیت استناد، نوشته‌ای که برای اثبات واقعه حقوقی تنظیم می‌شود، در اصطلاح حقوقی سند نامیده می‌شود. لذا هدف از تنظیم سند فراهم کردن امکان استناد به آن است. به نوشته نسبت داده‌شده به اشخاص در صورتی می‌توان استناد کرد که امضاشده باشد. لزوم امضای سند در تعریف ماده 1283 قانون مدنی نیامده است، ولی این رکن سند نه‌تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم به‌خوبی استنباط می‌شود، بلکه امضای سند در قوانین گوناگون از شرایط اسناد آمده است. قانون‌گذار دفاتر تجاری را بدون امضا معتبر می‌داند، زیرا بر پایه تشریفات و آثار این دفاتر، ثبت واقعه یا طلب و تعهد را در آن در حکم امضا دانسته و عرف هم آن را تصدیق می‌کند. هم‌چنین دفاتر تجاری فقط در رابطه بازرگانان سندیت دارد.
انواع سند
سند به دو نوع تقسیم می‌شود: سند رسمی و سند عادی. 1 منظور از سند رسمی، سندی است که در اداره ثبت‌اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی، یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانون تنظیم‌شده باشد.2 سند عادی هر نوشته معمولی است که به نحوی می‌تواند بر وقوع امری دلالت کند که با اثبات آن حقانیت کسی که به آن استناد نموده ثابت می‌گردد.
اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند:
1- در صورتی‌که شخصی که سند برعلیه او اقامه‌شده صدور آن را تصدیق نماید.
2- هرگاه در محکمه ثابت شود که سند مذبور که طرف آن را تکذیب یا تردید کرده در واقع امضا و مهر او را دارد.
سند رسمی بر سند عادی مرجح است زیرا در مقابل سند رسمی، انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند نسبت به آن فقط ادعای جعلیت کند وگرنه سند رسمی مورد بحث در تمام مراجع و سازمانها به دستور مواد 70، 71 و 73 قانون ثبت معتبر بوده و هر صاحب منصب دولتی از اعتبار دادن به چنین سندی خودداری کند به مجازاتهای مقرر در قانون محکوم خواهد شد. ولی در مورد سند عادی طرف مقابل می‌تواند هر نوع ایرادی را بنماید، مثلاً شخص نسبت خط یا مهر یا امضای منتسب به خودش را انکار کند و اگر سند منتسب به او نباشد اظهار تردید و انکار کند. لذا وجه افتراق بین این دو آن است که سند رسمی، احتیاج به اثبات ندارد، ولی مندرجات سند عادی باید به نحوی در محکمه اثبات گردد.
نکته مهمی که در مورد سند رسمی، لازم به توجه دقیق است این است که سند رسمی وقتی چنان اعتباری را دارد که به‌وسیله مأمورین رسمی در حدود صلاحیتشان تنظیم‌شده باشد وگرنه در حکم سند عادی می‌باشد؛ بنابراین اگر سردفتر ازدواج و طلاق، به تنظیم سند انتقال ملک مبادرت ورزد و یا سردفتر اسناد رسمی، به تنظیم سند وقوع طلاق اقدام نماید، هیچ‌کدام از این دو سند، عنوان سند رسمی را ندارند و در حکم سند عادی هستند، آن‌هم به شرطی که امضا یا مهر طرف را داشته باشد.
احکام اسناد
ارایه کننده سند ممکن است سند را از دادگاه پس بگیرد. با این توضیح که استرداد سند دلیل بر بطلان نخواهد بود و بعدها اگر خواست می‌تواند از سند مذکور بر حسب مورد در دادگاه استفاده نماید. ولی ممکن است سندی (اصل یا فتوکپی تصدیق شده) که در دادگاه ابراز می‌شود به نفع طرف مقابل دلیل باشد، در این صورت هرگاه طرف مقابل به آن استناد نماید، ابراز کننده سند حق ندارد آن را پس بگیرد و یا از دادگاه درخواست نماید سند او را نادیده بگیرد. اگر در سند ابرازی به سند دیگر رجوع شده باشد و آن سند مربوط به دادرسی باشد (تأثیر در دادرسی و حقوق اصحاب دعوا داشته باشد)، در این صورت اگر سند مذکور توسط خواهان ابراز شده باشد خوانده حق دارد ابراز سند دیگر را بخواهد و اگر سند توسط خوانده ابراز شود خواهان چنین حقی خواهد داشت. حال اگر استناد کننده اولیه، سند مورد درخواست طرف را ابراز نکند، دادگاه مجاز خواهد بود عدم ابراز سند را از قراین مثبته ادعای طرفی قرار دهد که ابراز سند را تقاضا می‌کند.
ممکن است سندی که مدرک ادعای یکی از طرفین است نزد طرف دیگر باشد، در این صورت به درخواست طرف باید آن سند ابراز شود. حال اگر به هر دلیلی ثابت شود که سند نزد طرف مقابل است (مانند اعتراف طرف مقابل به وجود سند نزد خود) ولی از ابراز آن امتناع نماید، دادگاه می‌تواند آن را ازجمله قراین اثبات‌کننده بداند (نه به منزله دلیل بداند و بر اساس آن حکم کند).
در موارد ذیل سند در دادگاه ابراز نخواهد شد بلکه رئیس دادگاه یا دادرس یا مدیر دفتر در حضور طرفین در محل نگهداری سند حاضر و قسمت مورد استناد را خارج‌نویسی خواهد کرد:
الف: ابراز سند مخالف بانظم عمومی‌باشد.
ب: ابراز سند مخالف باعفت عمومی‌باشد.
ج: ابراز سند مخالف با مصالح عامه باشد.
د: ابراز سند مخالف باحیثیت طرفین دعوی باشد.
ه: ابراز سند مخالف باحیثیت کسانی باشد که در دادرسی دخالت ندارند.
دادگاه طرفین را برای موضوع فوق دعوت می‌نماید، ولی اگر یکی از آنها حاضر نگردد کار خارج‌نویسی انجام می‌گیرد. هم‌چنین در صورتی‌که دادگاه مدیر دفتر را برای خارج‌نویس کردن سند مأمور نماید، نباید تشخیص موارد لازم و ضروری خارج‌نویس کردن سند را به او محول نماید؛ چراکه این تشخیص نوعی کار قضایی است و وظیفه قاضی قابل‌واگذاری به دیگران نیست.
ممکن است سند مربوط به مورددعوا در ادارات دولتی یا بانکها یا شهرداریها یا مؤسساتی که با سرمایه دولت تأسیس و اداره می‌شوند موجود باشد و دادگاه آن را مؤثر در موضوع دعوا تشخیص دهد، در این صورت دادگاه رأساً یا به درخواست یکی از اصحاب دعوا ارسال رونوشت یا اطلاعات لازم را به‌طور کتبی از آن اداره یا سازمان می‌خواهد.5
گاهی اوقات ارسال رونوشت سند نیاز دادگاه را رفع نمی‌نماید بلکه باید اصل سند به دادگاه ارسال شود، در این خصوص اداره یا سازمان مربوط مکلف است پس از دریافت دستور دادگاه سند مزبور را برای دادگاه ارسال دارد.
هرگاه یکی از اصحاب دعوا استناد به پرونده کیفری یا حقوقی دیگری نماید، دادگاه می‌تواند پرونده را مطالبه کند. مرجع ذی‌ربط هم مکلف است آن را ارسال نماید.
منبع: پژوهشگاه باقرالعلوم